Publié par le Réseau des familles de diplomates canadiens (RFDC)

Puis-je télétravailler ?

Si vous êtes membre d’une famille diplomatique et que vous travaillez pour un employeur canadien qu’il s’agisse du gouvernement fédéral, d’une société d’État ou d’une entreprise privée l’une des plus grandes questions au moment de l’affectation est : puis-je continuer à travailler depuis l’étranger ?

La réponse n’est pas toujours oui, mais vos chances sont meilleures si vous obtenez les bonnes approbations. Une entente de télétravail à l’étranger n’est pas quelque chose que votre employeur peut simplement entériner. Cela suppose des évaluations de sécurité, des examens informatiques, des approbations de gestion, et parfois une autorisation aux plus hauts niveaux de votre organisation. Le processus peut sembler intimidant, mais il est navigable si vous comprenez ce que recherchent les décideurs.

Cet article décortique le processus d’approbation à partir de véritables dossiers de télétravail qui ont été approuvés avec succès, et offre des conseils pratiques pour bâtir le dossier le plus solide possible.

Les deux univers du télétravail

Avant de plonger dans le processus d’approbation, il est important de distinguer deux situations très différentes :

Le télétravail pour votre employeur canadien actuel depuis l’étranger. Il s’agit de conserver votre emploi actuel travailler à distance pour le même employeur que vous aviez au Canada, mais depuis votre pays d’affectation. C’est ce que cet article aborde. Cela exige l’approbation formelle de votre employeur, et pour les employés du gouvernement, cela implique un processus d’examen structuré.

Travailler dans l’économie locale ou faire de la pige depuis l’étranger. Ce sont des règles différentes statut diplomatique, ARE, levées d’immunité et obligations fiscales locales. Pour des conseils sur ces scénarios, consultez le Guide d’emploi pour les conjoints diplomatiques canadiens à l’étranger et Naviguer la fiscalité à l’étranger.

Ce que recherchent les décideurs

D’après les dossiers d’Accès à l’information rendus publics concernant des approbations de télétravail réussies, voici les facteurs clés que les décideurs évaluent. Les comprendre est le fondement d’une demande solide.

1. Exigences opérationnelles

C’est la question la plus fondamentale : votre travail peut-il réellement être fait à distance ? Les décideurs veulent voir que votre rôle n’exige pas une présence physique que votre travail s’effectue principalement par des réunions virtuelles, des courriels et des outils numériques, et que votre équipe peut fonctionner avec vous depuis un autre lieu et un autre fuseau horaire.

Les candidats retenus ont démontré que leurs rôles consistaient en un service à la clientèle livré par MS Teams et courriel, que toutes les interactions d’équipe étaient déjà virtuelles (particulièrement courant dans les milieux de travail post-COVID), et qu’aucune réunion en personne ni voyage lié au travail n’était prévu pendant la période de télétravail. Si votre équipe est déjà répartie entre divers lieux, mettez-le en évidence cela renforce l’argument selon lequel le travail à distance est déjà la norme dans votre unité.

2. Sécurité

C’est souvent le facteur déterminant. Votre employeur a besoin d’être assuré que les informations sensibles seront protégées. Dans les cas réussis examinés, les candidats se sont engagés à des mesures de sécurité précises :

• Travailler depuis un espace de travail dédié et sécurisé une pièce avec porte verrouillable, ou rangement de l’ordinateur portable dans un coffre de sécurité quand il n’est pas utilisé
• Se connecter par RPV pour accéder au réseau de l’employeur
• Aucune impression de documents au lieu de télétravail
• Utiliser des écouteurs pendant toutes les réunions et tous les appels
• Ne partager aucune information protégée en dehors du travail
• Garder tous les appels MS Teams privés
• Prendre uniquement des notes virtuelles dans des applications comme OneNote ou Word (pas de notes papier sur du contenu sensible)
• Signaler toute activité suspecte aux Services de sécurité
• Accepter d’assister à une séance de breffage de sécurité obligatoire avant le début de la période de télétravail

Pour les employés du gouvernement, la demande déclenche une évaluation de sécurité formelle par le dirigeant principal de la sécurité (DPS) de votre organisation. Cette évaluation s’appuie sur les orientations du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et sur les outils du Centre d’excellence en sécurité du Bureau du Conseil privé. Elle évalue les niveaux de menace propres au pays au moyen de données provenant d’Affaires mondiales Canada, du Centre canadien pour la cybersécurité et des fournisseurs de services Internet et cellulaires.

L’évaluation de sécurité produit une cote de menace habituellement FAIBLE ou MOYENNE pour la plupart des pays occidentaux. Si la cote est MOYENNE, le DPS recommandera des mesures d’atténuation précises (toutes celles ci-dessus, plus possiblement l’inscription aux notifications RAVE et l’appel à la ligne de l’agent de service en cas de vol d’équipement). Même une cote MOYENNE ne signifie pas un refus elle signifie des précautions supplémentaires.

3. Sécurité informatique

Distincte de la sécurité physique, l’équipe TI de votre employeur évaluera s’il existe des risques de cybersécurité supplémentaires liés à votre lieu proposé. Dans les cas réussis examinés, les consultations en sécurité TI ont conclu qu’il y avait « un risque TI additionnel très minime » à télétravailler depuis des lieux comme les États-Unis comparativement au télétravail depuis le Canada. Cette évaluation variera selon le pays télétravailler depuis un pays du Groupe des cinq (États-Unis, Royaume-Uni, Australie, Nouvelle-Zélande) soulèvera vraisemblablement moins de préoccupations qu’à partir de pays présentant des profils de cybermenace plus élevés.

4. Neutralité des coûts

Les décideurs veulent savoir que votre entente de télétravail n’occasionnera pas de dépenses additionnelles à l’organisation. Les candidats retenus ont indiqué explicitement que l’entente n’engendrerait aucun coût supplémentaire l’employé assume ses propres frais de voyage, d’Internet et toute autre dépense. L’équipement voyage avec l’employé et n’est pas expédié séparément. Avec MS Teams comme principal outil de communication, les frais d’interurbains téléphoniques sont éliminés.

5. Durée et flexibilité

Les ententes de télétravail à l’étranger sont généralement approuvées pour une période définie pas indéfiniment. Les cas réussis comportaient des plages de dates précises. Certains étaient présentés comme du télétravail « occasionnel » à l’extérieur du Canada plutôt qu’une entente permanente. Faire preuve de flexibilité quant à la durée et de clarté quant à l’échéancier renforce votre demande. Si vous demandez une période plus longue, soyez prêt à expliquer pourquoi.

6. Compatibilité du fuseau horaire

Si votre travail comporte des interactions avec la clientèle ou de la collaboration en équipe, abordez la différence de fuseau horaire de façon proactive. Dans certains cas, la différence horaire a été présentée comme un avantage une conseillère en relations de travail œuvrant dans la Région de l’Ouest a noté que la différence horaire à partir de son lieu proposé serait en fait plus pratique pour ses clients.

L’anatomie d’un dossier de télétravail réussi

D’après les dossiers d’AIPRP, une demande de télétravail à l’étranger qui aboutit comprend généralement trois éléments qui cheminent dans une chaîne d’approbation formelle :

La note d’information

C’est le document central. Il suit un format standard du gouvernement du Canada :

Objet : Un paragraphe énonçant qui vous êtes, votre rôle et ce que vous demandez (l’autorisation de télétravailler depuis [lieu] pendant [période]).

Enjeu : Un bref énoncé expliquant pourquoi la demande existe — vous cherchez à travailler à l’occasion depuis l’extérieur du Canada, ou vous devez maintenir la continuité du travail pendant une période à l’étranger.

Contexte : C’est ici que vous présentez votre argumentaire. Inclure la description de votre rôle, expliquer pourquoi le travail peut se faire à distance, décrire votre espace de travail et vos mesures de sécurité, traiter de la connectivité Internet, confirmer la neutralité des coûts et signaler toute circonstance personnelle pertinente. Mentionnez que votre équipe et la direction appuient la demande.

Recommandation : Une déclaration claire de votre directeur ou cadre recommandant l’approbation, conditionnelle au respect des préoccupations de sécurité.

L’évaluation de sécurité

Préparée par le bureau du DPS après le dépôt de la note d’information. Vous ne la rédigez pas vous-même, mais vous pouvez vous y préparer en ayant des réponses prêtes au sujet de votre espace de travail, du rangement de l’équipement, du fournisseur Internet et de la sécurité physique de votre lieu.

La feuille de transmission ou de cheminement

C’est la feuille de cheminement des approbations qui rassemble les signatures de toutes les parties requises. Dans les cas examinés, les consultations obligatoires comprenaient les Services de sécurité, le directeur général des RH et le Bureau du directeur exécutif. L’approbation finale revenait à la présidence de l’organisation.

Comment bâtir votre demande : étape par étape

Étape 1 : Parlez d’abord à votre gestionnaire

Avant toute paperasse, ayez une conversation avec votre supérieur immédiat. Vous avez besoin de son appui — la demande n’avancera pas sans lui. Présentez-la sous l’angle de la continuité opérationnelle : « J’aimerais continuer à contribuer à [dossiers/projets précis] pendant l’affectation. Voici comment je pense que nous pourrions y arriver. »

Étape 2 : Renseignez-vous sur la politique de télétravail de votre employeur

Pour les employés du gouvernement fédéral, le cadre pertinent est l’orientation du SCT pour les « Demandes de travailler à partir d’un lieu autre que le lieu de travail désigné ». Votre service des RH devrait pouvoir vous diriger vers la politique précise. Les employeurs du secteur privé auront leurs propres politiques certaines plus souples, d’autres moins.

Étape 3 : Rédigez votre note d’information

Utilisez la structure Objet / Enjeu / Contexte / Recommandation. Soyez précis et concret. Abordez chacun des facteurs énumérés ci-dessus : exigences opérationnelles, sécurité, TI, coûts, durée et fuseaux horaires.

Étape 4 : Préparez-vous à l’évaluation de sécurité

Connaissez les réponses à ces questions avant qu’on vous les pose : Où précisément travaillerez-vous ? La pièce est-elle verrouillable ? Qui d’autre habite la résidence ? Comment sécuriserez-vous l’ordinateur portable lorsque vous ne travaillez pas ? Quel est votre fournisseur Internet ? Aurez-vous besoin d’imprimer quoi que ce soit ? (La réponse devrait être non.)

Étape 5 : Alignez vos approbations

Comprenez qui doit donner son approbation. Pour les employés du gouvernement, cela inclut généralement votre gestionnaire immédiat, votre directeur ou DG, les Services de sécurité, les RH et possiblement votre administrateur général ou l’équivalent. Commencez tôt — la chaîne d’approbation prend du temps, surtout si une évaluation de sécurité est requise.

Étape 6 : Soyez patient et faites un suivi

Le processus peut prendre des semaines, voire des mois. Ne le laissez pas s’enliser. Faites des suivis réguliers, mais professionnels. Et sachez que si une évaluation de sécurité est requise, il peut y avoir une file d’attente.

Conseils qui ont fait la différence

D’après ce qui a distingué les demandes retenues :

Présentez-la comme un avantage pour l’organisation, pas seulement pour vous. Soulignez la continuité sur les dossiers clés, la capacité de faire avancer le travail pendant votre absence et le fait que votre équipe ne perdra pas une ressource.

Soyez précis sur les mesures de sécurité. Ne dites pas simplement « je ferai attention ». Énumérez des mesures concrètes : RPV, pièce verrouillée, aucune impression, écouteurs, coffre de sécurité pour l’équipement. Plus c’est précis, plus c’est crédible.

Énoncez explicitement la neutralité des coûts. Dites-le clairement : « L’organisation n’engagera aucun coût supplémentaire en raison de cette entente. » Couvrez les voyages, Internet, l’équipement et les communications.

Démontrez que votre équipe fonctionne déjà ainsi. Si votre équipe est déjà répartie, si toutes les réunions se font sur Teams, si votre travail est déjà asynchrone dites-le. Cela normalise la demande.

Offrez de la flexibilité. Indiquez votre volonté d’ajuster l’entente pour répondre aux besoins opérationnels. Soyez ouvert à une période initiale plus courte avec possibilité de prolongation.

Abordez les scénarios « et si ». Que se passe-t-il s’il y a un besoin urgent ? Vous êtes disponible. S’il y a une panne d’Internet ? Vous avez un plan de secours. Si on a besoin de vous en personne ? Vous comprenez que l’entente peut être ajustée.

Mettez la sécurité TI de votre côté tôt. Si la sécurité TI peut confirmer un risque additionnel minime, cela élimine une objection majeure potentielle. Les cas réussis comprenaient tous une consultation en sécurité TI qui a donné le feu vert à la demande.

La question du « ne demande pas, ne dit rien »

Certaines familles continuent discrètement à travailler à distance depuis leur pays d’affectation sans demander formellement la permission à leur employeur. C’est compréhensible le processus d’approbation est long et incertain, et la peur de se faire dire « non » peut sembler pire que le risque de simplement le faire.

Mais cette approche comporte de réels risques. Si elle est découverte, elle pourrait causer des problèmes avec votre employeur, votre couverture d’assurance, votre situation fiscale, et possiblement le statut diplomatique de votre partenaire. Pour les employés du gouvernement en particulier, travailler depuis un lieu non approuvé avec accès à des systèmes et données du gouvernement est une question de sécurité, et non simplement une question de RH.

La recommandation est de suivre le processus. Cela demande des efforts, mais une entente formelle vous protège ainsi que votre partenaire d’une manière qu’une entente informelle ne peut pas.

Pour les employés du secteur privé

Si vous travaillez pour une entreprise privée plutôt que pour le gouvernement, le processus sera différent souvent plus simple, mais avec ses propres défis.

L’obligation de diligence est un obstacle courant. Les employeurs ont des obligations légales d’assurer la sécurité de leurs employés, et certains services des RH ne sont pas équipés pour évaluer le risque dans des pays étrangers. Votre employeur n’a peut-être pas de cadre d’approbation pour le télétravail international, ce qui veut dire que vous devrez peut-être l’aider à en créer un.

Points clés à aborder avec un employeur privé : la sécurité des données et la conformité aux lois canadiennes en matière de protection de la vie privée, les incidences fiscales pour l’entreprise (avoir un employé travaillant dans une autre juridiction peut créer des questions de lien fiscal), la couverture d’assurance et de responsabilité à l’étranger, et les modalités concrètes pour rester en lien.

Certaines entreprises peuvent être plus souples que le gouvernement, mais d’autres particulièrement dans les secteurs réglementés peuvent avoir des politiques strictes contre le travail à distance international. Entamez la conversation tôt.

Incidences fiscales du télétravail à l’étranger

Si vous télétravaillez pour un employeur canadien pendant une affectation à l’étranger, votre situation fiscale est généralement plus simple que dans d’autres scénarios d’emploi. Votre employeur continue de retenir l’impôt sur le revenu à la source, et votre impôt provincial est fondé sur votre dernière province de résidence. Mais il y a des nuances, surtout en ce qui concerne la question de savoir si le pays hôte considère votre activité comme du « travail » sur son territoire.

Pour une analyse détaillée, consultez Naviguer la fiscalité à l’étranger en tant que conjoint diplomatique.

Contacts clés

• Votre service des RH : Votre premier point de contact pour la politique de télétravail et les conseils sur le processus
• Votre dirigeant principal de la sécurité (DPS) : Pour la composante d’évaluation de sécurité
• RFDC : cdfn-rfdc.com — entrez en contact avec d’autres familles ayant traversé le processus de télétravail
• Votre mission : Peut conseiller sur les considérations propres au pays hôte

Articles connexes

• Naviguer la fiscalité à l’étranger en tant que conjoint diplomatique — incidences fiscales pour chaque scénario d’emploi
• Guide d’emploi pour les conjoints diplomatiques canadiens à l’étranger — le guide complet couvrant toutes les options et tous les soutiens

Cet article fait partie d’une série sur l’emploi des membres des familles diplomatiques, publiée par le Réseau des familles de diplomates canadiens.